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話題を呼んだWeb会議ツールZOOM(ズーム)の使い方・メリデメ紹介

新型コロナウイルスの感染防止対策のため、ビジネスシーンではリモートワークや、WEB会議といった新しい働き方が推奨されるようになりました。こうした中で、大きく需要が高まったのが、Web会議ツールの「ZOOM」です。

もともと遠隔のWeb会議で使われていた「ZOOM」ですが、コロナ禍において一般でも広く使われるようになりました。そこで今回は、2020年に大きな話題となった「ZOOM」について、基本的な機能から使い方、料金まで詳しくご紹介していきます。

Zoomとは?

「ZOOM」とは、いつでもどこでも、スマホやパソコンなどからWeb会議が可能なクラウドサービスです。複数人で同時に参加することができ、本来同じ場所に集まって実施する会議や、打合せもオンライン上で可能になるため、ビジネスシーンでは数年前から多く活用されてきています。

パソコンやスマホ、タブレットなどに「ZOOM」アプリをインストールすることで、たとえカメラが搭載されていなくても、音声だけで会話することができるほか、別途マイクやカメラを取り付ければ、ビデオ会議などが可能です。

全世界では75万人以上のユーザーに利用されており、十分な機能が備わった無料プランや、有料プランでも比較的安価で利用できるなど、コストパフォーマンスの高さも人気の一つです。

では、ZOOMの機能について詳しく見ていきましょう。

基本機能

ZOOMには、主に以下のような機能が備わっています。Web会議に必要な機能は、ほぼ揃っているため、無料でも十分活用することができます。

・ビデオ通話機能
・ミーティングの開催、参加
・画面共有機能
・通話の録音、録画機能
・ミーティング内でのチャット機能
・カレンダーと連携してスケジュール調整できる
・フリーハンドで文字を書きながら共有できるホワイトボード機能

無料プラン

無料プランは、機能自体はほとんど有料プランと変わりませんが、人数や時間に制限が設けられています。少人数での会議や、そこまで長時間の会議を実施することがない場合は、無料プランでも不自由なく利用できると思います。

無料プランの主な特徴は、以下です。

・参加者は最大100人まで一度に可能
・複数人でのグループミーティングは、最大40分間
・1対1のミーティングであれば、時間は無制限

有料プラン

一方有料プランは、無料プランと比べて以下の特長があります。

・参加者は最大100人まで一度に可能
※ビジネスプランの場合300人まで
・複数人でのグループミーティングの制限時間なし
・SNSストリーミングが可能
・ライセンスごとに1GB分のクラウド録画が可能

こうした機能により、有料プランには、ビジネスシーンでより幅広く利用できる機能が備わっています。ビジネスで使うため、セキュリティ面にも配慮ある機能が適用されるので、安心してZOOMを利用できます。

上記のようにビジネスシーンで利用する場合はセキュリティなどの面も含めて、 有償版の方がメリットが大きくなります。

パソコンや、モバイル端末で利用する場合は、Zoom Meetingというライセンスで、月額1,980円で最小10ユーザー様から利用できます。会議室にて拠点間などのTV会議を実施したい場合は、月額4,980円からご利用可能です。

 
  無料 プロ ビジネス
費用 0円 20,100円/年 26,900円/年
主な特徴 100人の参加者までホスト可能
最大40分のグループミーティング
1対1ミーティング無制限
参加者最大100名をホスト
グループミーティング無制限
SNSストリーミング
1GB分のクラウド録画(ライセンスごと)
*アカウントごとにライセンス最大9個まで購入可能
参加者最大300名をホスト
シングルサインオン(SSO)
クラウド録画トランスクリプト
管理対象ドメイン
会社のブランディング
 

Zoomが話題を呼んだ背景

今、ZOOMが大きな話題となっているのは、一番に新型コロナウイルスの影響が大きいと言えるでしょう。もともと働き方改革などにより、フリーランスや在宅ワークが増えており、その際にテレビ会議ができるツールとして「ZOOM」を使う企業が増えてきていました。

こうした中で、今年に入り新型コロナウイルスの感染拡大防止対策による、行動自粛要請や全国的なテレワークの推奨が進んだことで、遠隔地にいてもミーティングなどが可能な「ZOOM」は広く認知され活用されるようになしました。

また友人や家族となかなか会えない状況が続く中、ビジネス上だけでなく一般的にも「ZOOM飲み会」がなど、新しいコミュニケーションツールとして使われるようになりました。

Zoomの懸念点・注意点とイマ

ZOOMを実際に利用する際、いくつか押さえておきたい注意点があります。

通信状況に大きく左右される

インターネット回線を利用してやりとりを行うZOOMは、通信状況によってコミュニケーションに大きく影響します。カメラ映像つきでミーティングをしている際に、通信状況が悪いと音声は聞こえるが、接続が止まってしまったり、画面共有を行う場合にも遅延が発生するなど、スムーズなやりとりができないことがあります。

もちろん端末の環境やスペックの違いによっても変動しますが、商談など重要な場面でこの状況になると、相手にも不便さを与えてしまいます。

単体ではチャット機能が使えない

ZOOMでは、Web会議中にチャット機能を使って、相手とメッセージのやりとりを行うことが可能です。ただしWeb会議を行っていないときに、メッセージのみを送ることはできません。ZOOMは基本的に、チャットをメインにして利用するシステムではないため、単体での利用が不可となります。

定期的にアップデートは行う

ZOOMに限らず、今はビジネスでさまざまな電子機器、アプリケーションを利用しています。普段なんなく利用しているアプリケーションも、システム側では定期的にバージョンアップが行われています。

利用しているアプリが最新版になっていないと、一部の機能が使えなくなっていたり、エラーが起こることもあるため、アップデートはすみやかに行うようにしましょう。

Zoomと4つの主要Web会議システムを比較

Web会議システムには、ZOOM以外にもさまざまなサービスがあります。ここではZOOM以外に、オススメの主要Web会議システムを4つご紹介します。

Skype

ZOOM以前から知られていたビデオ会議アプリと言えば、Microsoftが提供する「Skype」です。パソコンだけでなく、携帯電話や固定電話にも発信が可能で、1対1での対話だけでなく、最大50名まで接続が可能です。

Skypeでの通話中は、字幕表示や画面共有ができるといった基本的な機能なうえ、最大300MBのファイルを共有することできます。アプリのダウンロードも無料なので、コストも気にせず安心して利用できます。

Google Meet

Googleが提供する「Google Meet」は、アプリだけでなくブラウザからもアクセスが可能なビジネス会議サービスです。基本機能には、Web会議ツールのほか、画面共有や自動での字幕起こし機能も備わっています。

「Google Meet」無料プランでは、同時接続が可能なのは100名までだったり、1回の会議ができる時間が1時間までだったり、会議の録画ができないなどの制限があります。もし社内全体で利用するということであれば、制限の少ない有料プランにすることをオススメします。

なお「Google Meet」は、G Suiteの機能の1つであるため月額料金もG Suiteの料金に準じます。G Suiteの料金は、以下です。

・Basic:680円/1名(月額)
・Business: 1,360円/1名(月額)
・Enterprise:3,000円/1名(月額)

Where by

ブラウザがあれば、簡単にWeb会議が始められるのが、Videonor ASが提供する「Whereby」です。会議室を作成して、そのURLを参加者へ共有するだけで、簡単にWeb会議が開催できます。基本的に会議室はロックされているので、URLを知っている参加者のみがアクセスでき、主催者が制御できるというセキュリティ面でも安心のサービスです。

無料版では最大4人しか接続できませんが、有料版になると最大で50人が同時に接続可能です。主催者となる人は「Whereby」のアカウント作成が必要ですが、参加するだけであれば、特にアカウント作成やログインなどは必要ありません。

Microsoft Teams

Microsoft社が運営する「Office 365」のコラボレーションシステムである「Microsoft Teams」は、ビデオ通話やチャットができるWeb会議システムです。ビデオ会議の際には、画面共有が可能なほか、背景が気になる方は、ぼかして隠すこともできます。

またWordやExcelといった、Office製品と連携でき、共同編集も可能。高度なセキュリティ機能で、安心してビデオ会議を活用することができます。

なお有料プランの場合は、最大250人もの同時接続が可能なほか、会議を録画するといった機能が備わっています。無料プランになると、こうした機能に制限が設けられていますので、注意してください。

Zoomがおすすめなユーザー

ZOOMは、一般からビジネスまで幅広く利用することができます。なかでもZOOM会議を行う場合には、以下のような課題や目的がある方などが、特におすすめと言えます。

在宅勤務者を雇っている場合

近年、在宅ワークやテレワークなど、さまざまな働き方をする人が増えてきましたが、特に2020年に入ってからは、新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワーク・リモートワークの導入を始めました。

会社に出社せず、自宅で業務を行う方が増えたことにより、部署やチーム間の連絡や打合せに最適なツールとしてZOOMが大きく注目されました。それぞれ離れた場所にいても、リモートでWeb会議や商談が可能なため、感染拡大防止策としても大きな効果を与えています。

もちろん、海外との取引がある場合や海外の拠点とのやりとりが発生する場合も、ZOOMであれば地域問わず利用できます。

Zoomの料金プラン

ZOOMの基本的な料金プランは、以下です。とくに有料プランは、導入の規模によって選択する形になるため、企業全体で導入するのか、チームや部署のみで導入するのか検討のうえ申し込む形になります。

 
  無料 プロ ビジネス エンタープライズ
月額費用 0円 2,000円 2,700円 2,700円
契約可能人数 なし 10人以下 100人以下 100人以上
時間制限 40分まで 24時間 無制限 無制限
参加者人数 100人まで 100人まで 300人まで 500人まで

Zoomの利用方法

ZOOMの利用は、アプリさえダウンロードしていれば、難しくありません。ここでは基本的な手順を説明していきます。

①アプリをインストール

パソコンの場合は、公式サイトからファイルをダウンロードして、パソコン内にインストールします。スマホやタブレットの場合、iOSであれば「App Store」から、Androidの場合は「Google Play」からアプリをダウンロードしてください。

②アカウント登録(主催者側)

会議を主催する側の場合は、公式サイトのトップページからアカウント登録が必要です。生年月日やメールアドレスを入れるだけなので、難しくはありません。

③会議を始める(サイトから始める場合)

ZOOM公式サイト上部にある「ミーティングを開催する」という項目を押し、ビデオのオンオフを選択のうえ開始します。
次に表示された画面に出てくる「Zoom meetingを開く」をクリックすると、通話が始まります。 

③会議を始める(スマホアプリから始める場合)

スマホやタブレット上にあるZOOMアプリをクリックして、作成したアカウントでログインします。ログインすると、トップ画面から「新規ミーティング」を選択。ビデオのオンオフや、ミーティングIDの使用有無などを選択し、ミーティングを開始することができます。

まとめ

今回は、テレワークの普及で大きな話題を呼んだWeb会議サービス「ZOOM」について、概要や使い方などをご紹介してきました。

コロナ禍において、今では当たり前になりつつある在宅ワークやテレワークには欠かせないツールとなった「ZOOM」。ビジネスシーンでの利用はもちろん、なかなか足を運べない遠隔地の家族との通話にもピッタリなので、まだ利用したことがない方は、無料で使えるのでぜひ活用してみてください。





 

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