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【新型コロナウイルスの影響で急増中】いますぐはじめるリモートワーク!導入のために確認したい手順・注意点・ポイントは?

東京オリンピックが近まり、期間中の混雑緩和に向けて、テレワークやリモートワークが推奨されています。さらに最近では、新型コロナウイルスの影響を受けて、在宅勤務を行う企業が増えてきました。
これにより、大手企業だけでなく中小企業の中にも、リモートワークを導入する動きが高まっており、改めてリモートワークの導入方法について、今回は解説していきたいと思います。

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リモートワークとは?

そもそも「リモートワーク」とは一体どういた働き方なのでしょうか。

リモートワークとは、直訳すると「遠隔業務」となるように、従来のようにオフィスに通勤することなく、仕事をするスタイルのことを指します。これは場所にとらわれない、現代の働き方といえます。

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、多くの企業で行われている「在宅勤務」も、リモートワークの中の一つです。リモートワークは、自宅だけでなくコワーキングスペースやカフェなど、さまざまな場所で行われています。リモートワークと言っても、一人ですべて仕事をするだけでなく、オフィスで働くメンバーと同じチームで業務を行うこともあります。そのため在宅勤務を固定にするだけでなく、ライフスタイルに合わせて柔軟に対応できるのも、リモートワークの特徴といえます。

リモートワークが求められる背景

リモートワークが求められるようになった背景には、近年の社会的背景がさまざまあります。

リモートワークが認知され出した要因には「働き方改革」の推進があり、ライフスタイルに合わせてさまざまな形の働き方をするようになりました。こうしてオフィスで働くのが当たり前だった時代から、フリーランスに在宅ワークなどオフィスに出勤せずに自由に働く方法が一般的になってきています。

また2020年の東京オリンピックでは、オリンピック開催期間中の混雑緩和で、政府はテレワークを推奨。開会式が行われる2020年7月24日を「テレワークの日」として、一斉実施を呼びかけるなどしています。

さらに直近では、新型コロナウイルスの影響により、企業では在宅勤務を推奨したり、学校が休校になることで在宅ワークを余儀なくされる方もおり、リモートワークの需要が一気に伸びてきている状況があります。

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークを導入する大きなメリットは、時間の節約と生産性向上にあります。通勤時間にかかる時間を節約することができ、無駄な移動時間や待ち時間を仕事に回すことができます。

通勤時に感じる疲労や電車遅延などのストレスもなく、仕事を始めることができます。実際にリモートワークを導入することで、会社全体の生産性が向上したという事例も多いです。

またリモートワークを行う方にとっては、オフィスに通勤するよりも家族との時間を多く取れたり、個人的な時間に活かすことができます。とくに子どもの送り迎えや介護を抱える場合、オフィス通勤で時短勤務を行うには相性がよくありません。リモートワークであれば、勤務時間も柔軟に設定できるため、集中して効率良く仕事に向かえます。

もちろん企業側にもメリットは多く、リモートワークによって遠隔で仕事ができるようになると、求人の対象が広がってきます。企業のオフィスがないエリアでも、関係なく優秀な人材を確保できるようになります。これによりオフィス勤務が前提であることで、優秀な人材を勤務地都合による辞退や、採用の見送りという事態も避けることが可能です。

リモートワークのデメリット

リモートワークを導入するのは、メリットだけではありません。デメリットとなる部分もあります。

オフィスに出社しないこと、自宅などで仕事を行うことは、同僚や上司と直接会って話すことがなく孤独に感じることが多いです。同僚との会話やランチ、仕事終わりに飲みに行くということは、ストレス解消になったり、新しい気づきを得る機会になりますが、リモートワークだとそれができなくなります。

また一人で有効に時間を使えるリモートワークは、良くも悪くも上司や同僚の目がないため、一人で業務に集中できる一方で、集中力がかけてしまうことも起こりえます。自宅でリモートワークを行う場合、オンとオフの切り替えが難しいため、仕事を終わらせるタイミングが曖昧になります。ダラダラと仕事を続けてしまうことになるので、逆にストレスとなりかねません。

デメリットの解決・解消方法

リモートワークのデメリットを解消する方法として、最も活用されているのが、チャットツールや会議システムの導入です。

有名なものとして「Slack」や「Chatwork」などがあり、これを活用すれば同じプロジェクトメンバーとも密に連絡を取り合うことができます。個別で連絡をするだけでなく、プロジェクトメンバー全員とやり取りを行うグループチャットも可能です。そのほか本来会議室で行うMTGなども、ビデオ通話を利用した会議システムを導入することで、リモートワークをしていても会議室で開くのと同等の会議を行うことができます。

リモートワークに向いている業務内容・業界

すでに多くの企業で導入されているリモートワークは、向いている企業や業界とそうでない業界に分かれます。

WEB系業種・業界

基本的にリモートワークに向いている業界というのは、必ずしもオフィスへの出勤が必要とならない業界です。たとえばコンサルティング業や、パソコン一つで作業が可能なクリエイティブ系の職種が当てはまります。

システム開発やクリエイティブ系職種のように物理的な成果物がなく、デジタルで納品が可能な業界は、場所の固定や移動が必要がないので、リモートワークと相性が良いというわけです。

ペーパレス化された事務作業

ペーパーレス化が進んでいる企業では、事務作業などもリモートワークで行うことができます。社内の申請業務をはじめ、資料作成や集計業務もWEBツールなどを活用すれば、リモートワークで対応することができます。

受電対応業務

一見、オフィスでないと不可能と思われがちな受電対応業務も、リモートワークで対応することができます。

例として「クラウドPBX」や「クラウドフォン」などがあり、パソコン内に電話ツールを入れておけば、電話機がなくても自宅で簡単に受電業務が可能です。さらにクラウドフォンでは、会社にかかってくる電話を登録したスマートフォンで受けることもでき、自宅で作業をしていても内線電話すらスマホで受け取ることができます。

リモートワーク導入までの5ステップ

リモートワークを導入するには、以下の5つのステップがあります。

リモートワークできる業務内容を把握

まずはどういった業務がリモートワークで対応できるかを調べて、把握するようにしましょう。普段行っている業務全てが自宅でできるのか、どの業務はできないのか整理する必要があります。

たとえば、一部の業務しか自宅で対応するのが難しい場合は、自宅でできる作業だけを1日にまとめて、その日だけリモートワークを行う方法もあります。全ての人・全ての職種・業種がリモートワークできるわけではないので、必要に応じてリモートワークできる業務と、そうでない業務の精査が必要となります。

リモートワークで必要になるシステム・ツールを把握

リモートワークを行うにあたって、必ず確認しておかないといけないのが、業務で使うシステムやツールについてです。

リモートワークで作業する業務には、どういったツールが必要となるのか、社内で利用しているものと同じものが利用できるのか確認しなくてはいけません。また出退勤時の打刻もWEBで行えるような管理ツールを使ったり、メンバー同士のコミュニケーションツールとして「チャットワーク」や「Slack」なども必要になります。

また電話対応が発生する場合などは、社内にかかってきた外線や内線をスマホで受けることのできる「クラウドPBX」といった電話用ツールも便利です。

>>リモートワーク導入の強い味方!『クラウドフォン』について詳しく知る
 

リモートワークで使用する機器の準備・確保

在宅勤務など、リモートワークを行う際には、外で仕事を行うための環境整備が必要です。リモートワーク時に使用するパソコンや電話機、FAX機などが必要かどうか確認し、必要に応じて準備しないといけません。

電話については、先ほど解説したように「クラウドPBX」など、お手持ちのスマホへ外線や内線が入るシステムを導入することで、余計に電話機を用意する必要もありません。またFAX送受信が必要な業務の方も、インターネットFAX(「efax」など)を活用すれば、パソコンからFAX送受信ができるので、非常に便利です。

>>FAX機がなくてもOK!インターネットFAXは『efax』!

リモートワークの社内規定の検討・策定

リモートワークを行う場合、リモートワークにしたいからといって、すぐにできるわけではありません。基本的に仕事で使う書類やツール、メールなどの情報は、機密事項であり個人情報などもあるので、くれぐれも注意する必要があります。

そのためリモートワークを始める際は、会社全体で運用に向けてのルールを検討し、セキュリティ面など安全性に配慮した規定の策定に努めてください。

リモートワーク実施の社内アナウンス・情報共有

社内でリモートワークを開始する準備が整ったら、従業員に向けて社内周知をしましょう。お試しのトライアル期間を設けている場合は、その期間がいつからいつまでなのか、本運用はいつから開始かなどを明記し、条件や対象者などをわかりやすく周知してください。

社員から質問が発生した場合は、随時FAQを更新して情報共有は怠らないようにしましょう。

リモートワーク実施結果の把握

リモートワークは、すでに導入している企業を見ても、その多くが効率よく仕事ができると評価しています。

実際にリモートワークを開始する企業は、ただ始めるのではなく、リモートワークを導入したことで、導入前に比べて生産性は下がってないか、効率よく仕事はできているのかきちんと把握できるようにしましょう。

上司や同僚の目が届かないところで業務を行う分、生産性が下がる社員も少なからずいます。リモートワークを始めたところで、生産性が下がってしまっては意味がありません。しっかりと効果が出るのであれば継続し、逆に生産性が下がって効果が出ないのであれば、運用をなくすなどの対応が必要です。

まとめ

すでに先進的な大企業などでは、リモートワークを日常的に導入しているところも多く、介護や子育てに限らず幅広く活用できる体制を整えています。週に1~2回だけでもリモートワークができると、介護や育児を抱えている方や、通勤時間が苦痛に感じている方にとっても、心に余裕をもって働くことができるのではないでしょうか。

今年に入り、日本だけでなく世界中で猛威をふるっている「新型コロナウイルス」への予防策として注目されるリモートワーク。これを機に、社内の働き方を見直す良い機会となるかもしれませんね。

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