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契約書を電子化する方法とは?注意するポイントを一気に紹介!

近年、ペーパーレスやコスト削減などの観点から、契約書をはじめビジネスなどで使われる書類の電子化が進んでいます。日本政府としても、河野大臣により書類の電子化や、電子印鑑などの活用が提案され、社会全体で注目されるものとなってきています。

そこで今回は、契約書を電子化する方法を、注意点などとともに詳しく解説していきます。

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契約書を電子化する方法

契約書を電子化する方法というのは、WordやPDFなどの電子文書を使った電子契約書で、契約締結を行うことを言います。

これまで契約書というと、紙に署名・捺印をして締結していましたが、そもそも契約締結だけで言えば、口頭であっても成立するものでした。ただし口頭での契約は、万が一トラブルが起きた場合に、証拠として提示できる証明書がなく、契約破棄となることもあったため、押印された紙の契約書を作成し、契約の法的有効性を証明するものとして長く使われてきました。

しかし近年では「働き方改革」を進める動きや、テレワーク・リモートワークを導入する企業が増えてきたことにより、契約書を締結・管理する際のフローを、紙契約でのキャビネット管理ではなく、オンラインで契約の締結・管理を検討、実施する企業が増えてきています。実際に、契約書の電子化によって、契約締結にかかる時間の短縮や作業の効率化、ペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまなメリットがあります。

なお契約書を電子化する方法には、先述したようにWordやPDFなど、Officeツールを活用して簡単に作成する方法のほか、さまざまな契約書・契約締結を電子化する電子契約システムが登場しています。

 
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紙の契約書はどうする?

IT化や電子化が進み、紙の契約書はそのまま保管するのではなく、PDFなどで保管し管理していく企業が増えてきました。契約書などをデータ化することで、紙保管では困難だった過去資料の検索などが簡単になるというメリットがあります。

しかし紙の電子化やPDF保管が増えているとはいえ、国税関係書類など、一定の書類では紙保管が義務付けられています。

スキャン保存した契約書に効力はある?

もともと紙でやりとりをしていた契約書をデジタルで保管する場合、書類をスキャナで取り込んで、そのデータを保管することが多いです。しかし原本ではなく、スキャンして保存した書類データは、契約書として効力はあるのでしょうか。

基本的に「電子帳簿保存法」において、スキャナ保存というのは、紙で作成された文書を電子化し、そのデータを原本として取り扱うことを明記しています。そのため税法上では、注文書や契約書、領収書に見積書といった、取引に関する書面は、最低でも7年間保存する義務があります。これにより、スキャナ保存が法的に問題ないとなれば、紙の文書を廃棄してデータで保管が可能になるため、管理コストの削減や省スペース化が実現します。

スキャナ保存の際の注意点

契約書をスキャナ保存する場合、いくつか押さえておきたい注意点がありますので、確認しておきましょう。

電子帳簿保存法上の真実性要件が厳しい

電子帳簿保存法によると、スキャナ保存を行う際には、以下の5つの要件を満たすことが求められています。

・真実性の確保
・見読可能性の確保
・関係帳簿の備え付け
・相互関連性の確保
・検索機能の確保

※電子帳簿保存法第4条3項、施行規則第3条第5項

中でも、最も厳しいポイントが「真実性の確保」の要件です。この要件は、以下の条件をすべて満たさなければ、税務上に認められる真実性が認められないのです。

・書類作成又は受領後の速やかなスキャニング
・スキャナ装置のスペック維持
・認定タイムスタンプ付与
・訂正・履歴の保存
・入力者情報確認

※施行規則第3条5項

所轄税務署長の事前承認

さらに電子帳簿保存法に基づいてスキャナ保存を行うには、所轄の税務署に申請を行ったのち、3ヶ月のみなし承認期間を経過しなくてはいけません。

訴訟上の証拠力が弱い

電子帳簿保存法を遵守し、紙の契約書をスキャナ保存した場合、普段の業務には問題はありませんが、訴訟上では問題が発生することがあります。紙の契約書をスキャンして保存したデータは、民事訴訟法においては、ただの「コピー」として扱われることが多く、証拠能力が低いという難点があります。

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電子契約化の注意点

契約書を電子化したり、電子契約を導入することで、さまざまなメリットがあることは、これまでにもお伝えしてきましたが、電子契約を導入するには、注意点があることも覚えておきましょう。

電子契約化は、世の中のすべての書類で対応可能というわけではありません。契約方式自由の法則に則って、基本契約や秘密保持契約、売買契約に業務委託契約など、多くの契約締結においては電子契約が利用可能となっています。

ただし一部の契約に関しては、消費者保護などの目的のため、法律で書面による締結が義務付けられているものがあります。代表的な書面が、以下です。

・定期借地契約(借地借家法22条)
・定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
・投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)

上記以外にも、書面が義務付けられている契約がありますので、事前に顧問弁護士などに確認を取るようにしてください。

また電子契約を締結するには、当然ですが契約を結ぶ相手がいて成り立ちます。そのため電子契約を自社で導入したとしても、契約相手側に理解いただく必要があります。相手が電子契約に合意することで、初めて電子契約で契約の締結が可能になるので、相手側から従来の書面契約を希望された場合は、そちらに合わせるケースもあります。

電子契約サービスによっては、相手側にも同じツールを利用してもらう場合もあるため、きちんと説明したうえで、最善の方法を選択するようにしてください。


▼電子契約に関する記事はコチラ▼

》【新政府でも導入か!?】電子印鑑とは?捺印・記名の信頼度の違いはある?

》【収入印紙を見直し?】河野大臣の発言で印紙税や契約書に注目!電子契約導入が進む?

》インスタグラム広告のメリットデメリットは?集客に役立つInsta Townも解説

まとめ

今回は、契約書を電子化する方法と、その注意点について押さえておくべきポイントをご紹介しました。

新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業が急増する中、あまり外出することのない形で業務を行うには、電子契約や契約書の電子化も一気に加速すると思います。広く普及したときに遅れをとらないためにも、早いうちからチェックして検討しておいても良いかもしれません。

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この記事を書いたライター

T.Tamura

ライター歴5年。ライターチームをまとめる責任者。店舗やオフィス、保育施設等のIT化・DX化、補助金に関する記事を中心に執筆している。

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