保育ICTシステムのコドモンで保育園の事務作業を一気に効率化！

保育園にとって事務仕事の負担はかなり大きなものです。保育料の計算・請求や給与計算、職員シフトの作成、行事スケジュール管理など事務担当者の職務内容は多岐にわたります。保育士が事務の仕事を兼任するケースは珍しくありませんが、この場合、保育士の待遇が悪くなったり、残業が増える、持ち帰り仕事が増えるなどさまざまな問題を引き起こします。

今回は保育園運営の中でも重要な事務の業務に就いて解説します。

保育園の事務の仕事は一般企業の事務職とは少し仕事内容が異なり保育士がスムーズに仕事を進められるように事務一般はもちろん、保護者対応や業者対応などの仕事も業務に含まれます。

また役所への対応も一般企業の役所窓口とは異なるため、保育園独特の仕事が含まれます。続いて保育園事務の仕事内容を具体的に解説します。

保育園事務の仕事内容には、経理野球余計さん、役所関係の書類作成、行事スケジュール管理、業者への対応などが含まれます。それぞれ解説しましょう。

保育料の計算は園児ひとりひとりの出席状況や延長保育の状況によって変わるため、かなり大変な作業です。毎朝保育士が園児を出迎えながら出席状況を確認します。また保育園の園児は体調不良等を起こしやすく早退することもありますし、保護者の仕事の都合などで延長保育をすることもあります。

出席・欠席状況は基本的に紙の台帳に書かれているため、台帳を見ながら保育料を計算します。

計算後は請求業務として、保護者ひとりひとりに計算した保育料を請求する流れです。

帳簿づけは一般的な経理と同じです。経理担当者がいることもありますが、保育園は基本的に人手が足りず、経理担当者を雇うような大きな規模であることは多くありません。そのため事務担当者が経理も担うことは珍しくありません。

保育園にはさまざまな人が来客します。保護者はもちろん、役所関係者や業者などが出入りします。保育士は保育業務にかかりっきりですので、来客には事務職員が対応します。

保育園独特ですが、防犯上の理由などにより、来客者と保育スペースに案内することはできるだけ避けなければいけませんし、事前に許可を取ることもあります。

一般企業の来客対応とは異なる点に注意です。

保育士の給与計算は一般企業の給与計算とあまり変わりありません。職員のシフトと実際の勤務時間を確認しながら給与を計算します。

いわゆる給与計算ソフトが提供されていることもありますが、シフトが複雑だったり、園児の数によって出勤する保育士の数が違うこともあります。また保育士は残業が常態化していることもあるため、残業代の計算などもあるため、給与計算は若干複雑になりがちです。

職員シフトの作成は主任や園長が行うケースが多いです。事務職員はシフト管理の業務で、保育士に勤務日や時間を正確に伝えることが求められます。

また事務職員がシフトを作成する場合、園児の数に対して必要な保育士の数を計算するといった業務が含まれます。必要な保育士の数は法令などによって決められています。

保育園の運営は役所の認可や届出が必要で、定期的な監査なども入ります。監査では台帳などあらゆる書類をチェックされるため、常に万全の体制を整えておかなければいけません。

また監査が入る場合は、台帳の記載漏れや不足がないかチェックするためかなり忙しくなります。

保育園には多くの行事があり、スケジュールを管理することも重要な仕事です。言わばイベントをスムーズに進めるために、何をいつまでにしなければいけないかなどの進捗を管理して、保育士や主任、園長に伝えることが求められます。

もちろん保育士や主任もイベントをスムーズに進めるために業務を進めますが、保育業務が本来の業務ですので、事務職員は行事がスムーズに行われるようにサポートしなければいけません。

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保育園の事務の仕事を保育士が兼任するケースは珍しくありません。保育士が事務の仕事をすることは保育士の待遇が悪くなったり、保育の質が下がる可能性があるため決して良い状況とは言えません。問題点を具体的に解説します。

保育の質を向上させるためには保育士が園児に目を行き届かせ、園児ひとりひとりに合った保育しなければいけません。

事務の仕事は専任の事務職員が必要なほど多忙な業務ですが、これを保育士が兼任すると保育の質が下がる可能性は否めないと言っても良いでしょう。

保育士が本来の業務に集中するためには、事務職員は欠かせない存在であり、縁の下の力持ちとも言える存在です。

保育士が保育業務をして、その合間や保育業務後に事務の仕事をすれば、残業が発生するのは当然のことです。残業が常態化すれば保育園の経営状態にも関わるため、残業代未払いや労働時間や労力に給与が見合わないと考える保育士が多くなります。

昨今、保育士不足の問題が表面化し、待機児童の問題にまで発展しています。待機児童問題は保育園不足だけでなく、そもそも保育士が足りないことも原因です。

保育士の待遇改善のために、事務職員は必要とされる存在とも言えます。

保育士が事務職を兼任することが避けられない、あるいはフルタイムでなくとも事務職員を雇いたい場合、ITシステムを導入することで事務業務が軽減されます。

事務業務が軽減されれば、人件費削減にも繋がるため、保育士の待遇改善や保育士、職員不足に悩むことがなくなります。

ITシステムは保育園運営業務の効率化に大きく貢献するため、導入をぜひ検討して下さい。

保育園・幼稚園向けITシステムにはCoDMON（コドモン）がとても優秀ですので、ご紹介します。

コドモンは保育園の事務業務はもちろん、保育業務も効率化します。機能をいくつかご紹介しましょう。

登降園管理は保育園運営の中でも重要な業務で、園児の出席管理や延長保育などの保育料の計算・請求業務にも直結します。

毎朝、登園する園児で混雑してしまう保育園も少なくありませんが、コドモンを使えばICカードやタッチパネルでサクサク登園管理ができるため、混雑解消と業務時間の短縮に繋がります。

またICカードを利用することで、園児が帰る時の防犯にも繋がります。

コドモンによる登降園時刻管理によって、保育料は自動的に計算され、請求業務まで一貫して行えます。よって保育料の計算・請求という繁雑な作業は効率化されます。

保護者の来園や連絡帳のやり取りなどは事務作業、保育業務の双方でとても大変な作業です。

コドモンは保護者専用アプリも提供しており、オンラインで保護者とやり取りできます。保護者のために他の業務を中断することなくやり取りできることから、効率的に時間を使えるというメリットがコドモンにはあります。

事務業務の中に含まれる行事スケジュール管理もコドモンが担当します。行事スケジュールを紙の台帳や手帳で管理すると、業務が属人化してしまい、園内の職員で行事スケジュールが共有できません。

コドモンで行事スケジュールを管理することで、行事の準備の進捗管理等も行えて、スムーズに仕事が進みます。

職員シフトはコドモンが必要な職員数を自動計算します。また職員の勤務状況を統計管理できるため、特定の職員に業務が偏ってしまうような事態も避けられます。

事務業務の中でも意外と大変な職員シフト管理もコドモンに任せると良いでしょう。

事務業務は保育園にとってとても重要な仕事です。保育園の本業は保育業務ですが、この本来の業務を円滑に進めるには事務業務が欠かせません。

事務職員を採用する、あるいは人件費削減のために事務業務をパートタイムにすることを検討されている経営者の方にはTシステムCoDMON（コドモン）の導入を強くおすすめします。

保育士が事務業務を兼任している場合も、事務仕事の負担が減り、保育の質向上や保育士の待遇改善に繋がり、保育士不足と言う課題の解消にも繋がります。