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生産性向上のポイントは?よくありがちな失敗を乗り越えて売上改善!

ビジネスシーンでよく使われる「生産性を上げる」という言葉。各企業・店舗でも生産性向上に向けての取り組みを行っているかと思いますが、具体的な見通しはまだあやふやなままという場合も少なくないでしょう。
本記事では、改めて生産性向上の定義について考えた上で、つまずきやすい点や、生産性を上げるポイントを解説!意外と知られていない補助金・助成金についても解説していきますので、あわせてチェックしてくださいね。

 

生産性とは?

政府から打ち出されている「働き方改革」の影響もあり、企業にとって生産性の向上は重要な課題のひとつ。
まずはじめに、生産性の定義とその種類について知っていきましょう。生産性の定義は明確に決まっています。定義を抑えることで今後の取り組みが定義からブレていないかどうか確認することができますので、しっかり押さえていきましょう。

定義


総務省が発表している資料によれば、生産性とは「一定の労働投入量(人員数・労働時間数)が生み出した経済的な成果(付加価値額)」を示した用語であり、企業の投資に対してどれだけの成果を生んだか」を意味しています。(参考資料:"情報通信白書 生産性向上の考え方"総務省HP


生産性の向上を行なうには、今の成果のまま人員や労働時間をカットするか、同じ人員や労働時間で今までよりも成果を生み出すかのどちらかを行なう必要があります。

種類


生産性は「資本生産性」「労働生産性」「全要素生産性」の3つの種類に分類されます。

① 労働生産性:社員1人あたりが生み出している成果
② 資本生産性:機械や設備等の資本が生み出している成果
③ 全要素生産性:投入した人員や金額などの投資全てに対して産出がどれだけあったかを捉えたもの

この中でもっとも使われるのは「労働生産性」です。労働生産性も詳しく見ていくと、1人でどれだけの金額を生み出したかが指標となる「付加価値労働生産性」と、1人でどれだけの生産量を生み出したかが指標となる「物的生産性」の2つに分類されます。

測り方

生産性の計算式は、以下で表す事が可能です。

生産性=成果(金額or生産量)÷投入資源

労働生産量には付加価値労働生産性と物的生産性の2種類がありますので、求めたいのが1人当たりの金額なのか生産量かによって生産性の指標は異なります。

生産性向上が重要な理由

なぜ生産性向上が必要なのか。それは日本の生産性の低さが問題になっているからです。
OECDデータに基づく2018年の日本の1時間当たり労働生産性は、46.8ドル(4,744円)となっており、OECD加盟国36カ国中21位。
主要先進7カ国では最下位という結果からも、日本の生産性が低さが伝わるでしょう。
(参考:OECD 生産性の国際比較 2018

 

労働人口の減少

現在日本には「人口減少」と「少子高齢化」の大きな2つの問題があります。総務省によれば、いわゆる労働人口(15~64歳)は年々減少傾向、今後65歳以上の人口が増加する一方で、この労働人口は減少していくと推測されています。つまり現在の日本では、今までよりも少ない人員で生産性を上げなければならないという問題に直面しています。

今後も対策を取らなければ、日本の暮らしは貧しくなり、国際競争力はもさがっていくでしょう。生産性を向上するということは企業の問題ではなく、国家レベルでの問題と言えます。

生産性向上がつまずくポイント

日本の生産性は世界の先進国よりも低いと指摘されていることから、各企業は生産性の向上に高い関心を持っています。しかし、間違った施策によってはむしろ生産性を下げてしまう場合も。やみくもに取り組みを行う前に、生産性向上がつまづきやすいポイントを把握しておきましょう。

片手間の課題把握

生産性の向上を実行するにはまず、無駄な作業の洗い出しを行なうのが重要です。しかし決裁者やマネージャーが通常業務と並行して、片手間で決算書などの書類だけ見ていても、どこが無駄かというのは分かりにくいもの。現場の声を直に聞き、問題点を洗い出す必要があります。
現場の声が反映されていない片手間の課題把握では、生産性向上に向けた指示を飛ばしても上手くいくことはないでしょう。むしろ、現場のモチベーションを下げる可能性さえあります。課題の把握は、専任者を配置しても良いほど時間と労力をかけていい重要なポイントです。

権限の有無

 
問題把握ができれば業務改善の1歩になりますが、ここでどれだけスピード感をもって問題解決のための実行ができるかが重要です。

現場のルールを変革する場合、と変革を拒む人もいるでしょう。また複数の部署が協力する必要がある場合は、部署間の摩擦も生じるかもしれません。
そこで専任者に権限を与えることによって、現場主導なのかトップ主導なのかを明確にさせ、会社全体の取り組みだと意識させるのが大切です。

 

コスト削減だけが生産性向上ではない

企業の成長には生産性向上が必須と理解している一方で、生産性向上=コスト削減と考えてはいませんか。
人員の効率化や、原材料費の見直しを図ることも重要ですが、コスト削減だけが生産性向上の手段ではありません。コスト削減によって従業員の業務量や勤務時間が伸びてしまっては業務のモチベーション低下に繋がる可能性があります。
本来、生産性向上のためのコスト削減は、経営層も従業員もどちらも無駄と感じるものをカットするもの。従業員の働きやすさを重視した取り組みを行っていきましょう。

ICT導入で結果的にコスト削減につながる場合も

従業員の働きやすさの観点から、ICTツールを導入することも生産性向上に役立ちます。導入コストがかかると不安になるかもしれませんが、ICTツールをうまく活用することで、全従業員の残業時間の削減に繋がり、膨大な残業費用が削減できる可能性もあります。


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 生産性を向上させるためには?

こちらでは各業種ごとの生産性向上ポイントを見ていきましょう。

 

ホワイトカラー・オフィス業務

日本の男性平均労働時間は世界トップクラスとなっており、日本の長時間労働が問題になっています。
なぜ日本は労働時間が長いのか。その理由に「努力を評価する考え方」と「残業があることを前提にした仕事量と予算」があります。日本企業では残業が当たり前となっていて、定時での帰宅は他の従業員の士気を下げるという風潮がいまだ存在している企業が多くあるでしょう。

ホワイトカラーの生産性向上のポイントのひとつとして重要なのが「業務の見える化」。業務の見える化とは、業務を数値化し第三者視点で評価を行う事であり、これにより同じ就業時間内でどれだけの成果を出したのか評価しやすくなります。
また、業務の見える化を行なうことで、業務の無駄が浮き彫りとなり、業務改善にも繋げることができるでしょう。

 

 店舗

デスクワークと異なり、対面での接客が必要となる店舗での生産性向上にはどんなポイントがあるでしょうか。
店舗を構えている場合、必ず人を雇いますから、少ない人員でより多くの売上を出したいですよね。そこで重要なポイントが「オペレーションの自動化」です。

例えば、電話予約には自動オペレーションシステムを活用し、忙しい時間帯や営業時間外でも自動で予約を取れるようにすることで、従業員を電話業務に割く必要がなくなります。
またレジでのタイプミスを防ぐために、誰もが使いやすいレジ端末を導入するという方法も。タブレット端末で視覚的に簡単操作を行なえれば、タイプミスも減り、レジの締め作業が楽になるでしょう。

工場

製造現場の生産を効率化させる手段として「業務フローの見直し」が挙げられます。
なかでも自動車メーカー大手「トヨタ自動車」のトヨタ式課題抽出フレームワーク、通称「カイゼン」。世界でも利用されている効果の高い方式です。
カイゼンの特徴は現場を中心としたボトムアップであること。現場の人間が問題解決のために「なぜ」を5回繰り返し、問題の原因を深掘りし、本当に効く解決法に到達するものです。
課題の問題解決は緊急度・重要度の2軸によって分類されるため、緊急度が高くかつ重要度の高いものから取り組むとよいでしょう。

補助金・助成金がある?

政府では日本の生産性を上げるために、IT機器の導入や、従業員の働き方改革に活用できる補助金・助成金を発表していることはご存知でしょうか。

 

IT補助金

「IT補助金」は、バックオフィスの業務効率化や、ITを活用して業務改善を行ないたい場合に活用できる補助金です。
補助額が最大450万円という規模の大きな補助金のため、IT機器の導入コストに躊躇っている企業はぜひ活用しましょう。

 

ものづくり補助金

また「ものづくり補助金」は、新事業にチャレンジするための資金や、生産ライン増強のための資金に活用できる補助金です。補助額は最大1,000万円ということもあり、新製品開発のための製造機器購入やシステム構築などに活用できます。

補助金について詳しく知りたいという方は、相談から申請まで丸ごとお任せできる「助成金制度推進センター」をチェックしてみましょう。

 

まとめ

生産性を向上させるためには、企業内の細かな無駄や、合理的でない慣習化されたプロセス等を効率化していく必要があります。また施策を打ってすぐ効果が現れにくいものもあるため、生産性向上には長期的な目線をもって取り組むことが重要でしょう。働き方改革が進められている今こそ、これまでの業務を見直したり、テレワーク等の新しい働き方を考えてみるのはいかがでしょうか。

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