お問い合わせ

業務効率化のアイデア紹介。残業も無駄もなくして業務改善!


少子高齢化に加え、労働人口の減少によって日本企業は生産性の向上を求められています。その中でも業務改善・業務効率化は最重要課題のひとつ。とはいえ業務効率化とは何をすればいいのか、あいまいなまま取り組んでしまっては思ったような効果は得られないでしょう。ここでは、業務効率化を成功させるための考え方や、アイデアをご紹介いたします。

業務改善・業務効率化とは

業務改善・業務効率化とは、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」をカットして、従来よりも効率的に成果を生む手段のこと。
業務効率化によって、生産性向上や業績アップ・働き方改革など様々な効果を生み出すねらいがあります。
現在の日本は世界に比べて労働時間が長く生産性が低いと言われています。そのため、限られた時間の中で業務のスピードを上げ、コストを抑え、成果を出して利益を上げていくことが課題と言えるでしょう。

業務改善・業務効率化を成功させる考え方

業務効率化を上手く実行すれば、従業員の満足度アップや、業績アップが見えてきます。しかし従業員に業務の効率化を呼びかけるだけでは、効果はないでしょう。
また現場の声を聞かずに、業務改善の施策を始めてもも、現場は何のための作業なのか目的を見出すことができず、新しい制度は定着しないでしょう。
ここでは業務改善・業務効率化を成功させる考え方について解説します。

目的の明確化

まず、業務効率化の目的を従業員全員に伝えることが必要です。
現場の従業員に「労働人口が減っているので、業務効率化を図ります」と伝えてもピンと来ません。
例えば「ミスを減らし作業効率化をするため」、「業務を定量制に公平な評価ができるようにするため」など、業務効率化によって従業員がメリットを感じられるように目的を明確化することが大切でしょう。

業務の構造化・マニュアル化

業務の構造化・マニュアル化とは「業務を工程ごとに細分化し、各工程の手順や注意点を可視化することで、ミス無く業務を進められるマニュアルを作ること」を示します。業務を可視化することによって業務のムダを見直せたり、判断に困った際の指標となるため、業務効率化が望めるでしょう。
マニュアル作成の際には、読み手が理解しやすいように図表などを利用すると利用価値の高いマニュアルになるはずです。

業務の整理業務フローを洗い出し、可視化してみると、似たような作業が何度も行なわれている「重複作業」が見つけられるかもしれません。
重複作業を片方をなくしてみたり、同時に実行することでそれだけ業務効率化につながるでしょう。また部署ごとの業務内容を把握することで、業務フローを改善出来たり、新たなアイディアが創出される可能性もあります。

業務効率化は、従業員全員が一丸となって取り組む課題です。専任者を配置し、部署間の業務を把握できるようにするとよいでしょう。

 

業務の均一化・型化

業務の中には、特定の人物に偏っている仕事もあるでしょう。
業務を全体が把握できるよう均一化・型化することも大切なポイントです。業務が均一化されていない場合、担当者に聞かないと分からないという問題が多発し、次の業務に進めなかったり、状況把握が不明確になる可能性があります。

業務の情報を全員が共有できるよう、顧客に対し、誰がどんな対応を取ったのか明確になるフォーマットを作成するとよいでしょう。一度業務の均一化を行なったとしても一定期間が過ぎると、従業員ごとに情報のムラが生じることはよくあることです。最新情報が出たら周知し、すぐに情報のアップデートを行ないましょう。

 

権限の分散・担当者の変更/配置の見直し

決裁権を分散することで業務のスピードが生まれます。 決定権が社長等の上層部にしかない場合、承認依頼から可決されるまでの時間がかかるため、新規顧客獲得のチャンスや、リスクへの対応に遅れを取る可能性があります。決定権を分散させ担当者を再選定することで、社内の風通しがよくなり、社員のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

 

外部ツールの導入

業務を振り返ると会議の出欠確認や勤怠管理など、本来の業務とは関係のない業務に時間を割かれてはいませんか?
あえて人間がやらなくてもいい事務作業は、ITツールを導入すると業務効率化に繋がります。会社や部署によって効率化を図りたいポイントは異なるもの。
業務を効率化することによって、どんなメリットを生みたいのかを考えることが、よりよいITツールの選定に役立つでしょう。

業務改善・業務効率化のアイデア10選

仕事効率化の経験が浅い人ほど、業務効率化のアイデアを0から考えがちです。そのため、業務効率化を目指す施策が思うように実行されずに頓挫したり、かえって業務量を増やすことに繋がります。業務効率化の成功させるためには、過去の事例や他社の取り組みを参考するとよいでしょう。
こちらでは業務改善・業務効率化に役立つアイデア10選を解説します。

ペーパーレス化

ムダな業務をなくす一例として、ペーパーレス化があげられます。紙の印刷する手間がかかることや、紙の情報をPCに入力する際に2度手間になるなど紙資料を使うデメリットが多くあるでしょう。ペーパーレス化が普及すれば、テレワーク中でも社内のデータを閲覧できますので働き方改革を後押しする手段としても有効です。

 

業務の優先順位を決める


効率的に業務を進めるために、業務に優先順位を決めるとよいでしょう。優先順位は「緊急度」と「重要度」を考慮することが大切です。
 

「緊急度も重要度も高い業務」は、早急にとりかかるべき業務です。納期の迫った仕事や、クレーム対応など放っておけば大問題となる業務といえます。

「緊急度が低く重要度が高い業務」は、今やらなくてもいいものの企業の将来を左右する大きな業務です。人材育成や新技術の開発がここに該当します。

「緊急度が高く重要度が低い業務」は、見せかけの業務。それほど重要ではない突然の来客訪問や、重要でない打ち合わせがここに該当します。

「緊急度が低く重要度も低い業務」は、無駄な領域。成果を生むことがない噂話や、何もしない移動時間・待機時間などを示します。

日々の業務をこれら4領域で分類して考えてみると、今日何の仕事をするべきかを明確にできるでしょう。

マニュアルの作成

同じ作業を行う従業員の中に知識量の差がある場合「マニュアル作成」を行ないましょう。
マニュアル作成時にはマニュアルを初めてみた人でも、わかりやすいよう図表を用いるとよいでしょう。よくある質問や、責任者は誰なのかを明記することで、不明点がある際にすぐに質問できる体制も作れます。

チャットツールの活用


企業の情報伝達ツールと言えばメールが一般的でしたが、最近ではチャットに移行している企業も多いでしょう。

チャットはメールよりも即時性が高いこと、文章を簡略化できること、情報共有が簡単なことなどメリットが豊富です。一度グループを作ってしまえばそのグループ内での通話もできますし共有フォルダの作成も容易に。
テレワークではだれが何の作業を行っているのか見えないという問題点がありますが、チャットを活用することで、日々の業務報告や進捗管理も行ないやすくなるでしょう。

WEB会議ツールの活用

Web会議ツールは、インターネット環境さえあれば、どこからでも遠隔地とコミュニケーションを取れるという特徴があります。テレワークへの活用や、出張の経費削減など様々なメリットが受けられるでしょう。最近では、ビデオ通話で顔を合わせた会議も可能ですし、画面共有を使って、相手に資料を見せながら会議をすることもできます。対面での会議以上に利便性が高いWeb会議ツールは今後も普及が広まっていくでしょう。

リモートワークを活用する

働き方改革の影響と新型コロナウイルスによる感染拡大防止策から、普及が進む「リモートワーク」。
リモートワークとは、インターネット環境さえあればどこからでも業務ができる勤務体系です。これまで獲得できなかった遠方の優秀な人員を確保できたり、ライフイベントに伴う女性の雇用機会の損失を防ぐことが出来るなど、多くのメリットがあります。

文書フォーマットを統一する

各部署によって経費の申請方法が異なっていないでしょうか。たとえば交通費申請書の場合、交通機関の経路、金額、氏名、社員番号などを記入します。入力漏れがあれば再申請を行う必要があるため時間のロスにも繋がってしまいます。申請書をフォーマット化することで、申請が簡単になり、誤算請求が起こりにくくなるでしょう。フォーマット化した申請書は全従業員が把握できるよう周知を行なうことで、無駄な手間なく全従業員が経費申請が出来るようになるはずです。

 

目標を定量化する

どの従業員がどれくらい成果を出しているかを把握するためには、目標の定量化を行ないましょう。
目標が定量化されていない場合、管理者の感情や偏見が入った評価となり、公平な人事評価をすることが出来ない可能性があります。努力を称賛する風潮のある日本では、残業時間の多さが努力の証拠として評価対象になる可能性も。これでは残業時間を伸ばす要因となりかねません。

目標を定量化することで、誰が、いつまでに、どれくらいの量をこなしたかが明確となり、公平な評価を受けやすくなるでしょう。

 

ITツールを活用する

経産省のDXレポートによれば、今のままでは「IT人材の不足」と「古い基幹システム」の2つが障害となり、2025年~2030年の間に、年間で最大12兆円の経済損失が生じる可能性があると指摘。
反対に、今ITツールを活用したDXを推進することができれば、2030年の実質GDPにおいて130兆円の押上げを期待できるとしています。

企業のバックオフィス業務はITツールによる業務改善が行いやすい部分です。積極的にITツールを活用し業務効率化を目指していきましょう。
ITツールの導入コストが不安という企業は「IT導入補助金」を活用することで、最大450万円の補助を受けられます。業務効率化のためにITツールを導入するのであれば、こうした補助金や助成金を有効活用しましょう。

業務のアウトソーシングを行う

アウトソーシングとは、業務の一部を社外の人材や専門企業に委託することで、業務委託とも呼ばれます。この手法は、自社で抱えていた人員や業務を削減でき、さらに自社よりも専門性の高いノウハウを持った会社へ委託することで、より収益を上げられる場合もあります。
カスタマーセンターをアウトソーシングすることで、自社は本来の注力すべき営業や開発活動を行う事もできますし、カスタマーセンターではお客様の意見をより分析することで、ビックデータの集積に役立ちます。

まとめ

業務効率化のための10のアイデアを取り上げましたが、全てを一度に導入するのは、従業員の負担に繋がるでしょう。

業務効率化をするのであれば、まず業務の洗い出しを行ない問題点を明確にしましょう。また現場の理解を得ることが、業務効率化を成功させる大きなポイントです。業務効率化によって、自分の業務や評価にメリットがあると感じさせることが出来れば、企業の業績アップや、働き方改革に繋がっていくでしょう。






 

おすすめ記事一覧

コラム

経営者の悩み「売上低下・コスト・資金繰り・人材育成…」を解決する考え方とアクション

飲食店経営者が頭を抱える5つの問題といえば、「売上」「コスト」「資金繰り」「人材育成」「ブランディング」にまつわるものでしょう。これはどの業界のトップであっても直面する問題です。 本記事では、5つの問題への向き合い方と、解決に向けた具体的な方法を説いていきます。

売上改善・売上アップ 資金調達 IT化
2019.11.21
コラム

タブレットPOSレジのメリット・デメリットを解説!

レジの導入を検討している方必見!売上管理だけでなく、レジ締めや在庫管理など多くの機能が搭載されているタブレットPOSレジ。今回はメリット・デメリット、おススメのタブレットPOSレジも紹介していきます。

売上改善・売上アップ 店舗 飲食店
2020.05.08
コラム

人気のマルチ決済サービス5選の導入コストを徹底比較!決済手数料や初期費用は?

人気のマルチ決済サービス5選の導入コストを徹底比較!決済手数料や初期費用、入金手数料まで導入コストを一度に比較できます。マルチ決済端末のコストが気になる方、導入検討中の方は必見です!

業務改善 売上改善・売上アップ 業務効率化
2020.08.26
コラム

販売計画とは?計画の立て方や作成時のポイントを解説!

事業成功のためには、事業計画の立案が重要と知りつつも、どうやったらいいか分からないという方は多いでしょう。販売計画を作成することで、自身が思い描く企業の成功を客観的に見ることが出来るでしょう。商材の値段や従業員1人当たりが生む利益を考え、確実性のある事業設計が行えるはずです。本記事では、事業者の業種ごとの事業計画の作りかったを紹介。店舗の規模や回転率によって事業計画の数値は異なりますからしっかりと覚えておきましょう。

業績管理 業務効率化 売上改善・売上アップ
2020.09.30

経験豊富なITコンサルタントが、お客様の課題を解決します。

image

IoT・ICT・クラウドサービスのセレクトショップ「Wiz cloud」が、お客様の「コスト削減・集客・サービス向上」などの課題を解決します。

DXに関するお問い合わせはこちら
image

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

「デジタルトランスフォーメーション(DX:Digital Transformation)」はIoT、ICT、AIなどのIT技術の浸透が人々の生活をより良いものへと変化させる事と定義されています。経済産業省からも「DX」に関するレポートやガイドラインが発表され、国内企業でも「DX」を推進し、社会全体をより良いものにしていくための取り組みが活性化しています。 ユーザーレベルで「DX」についての明確なビジョンを持つことで、様々なIT課題の解決に繋がり「DX」を推進していくことが可能となります。

はじめてのDXとは?

「はじめてのDX」は、あらゆる企業のIT課題を解決するために、目的に応じた最適なサービスをご提案し、日本の「DX」を推進します。業務改善、人材採用、集客、生産性向上といった様々な企業課題を「DX」により解決いたします。 また、今後グローバル企業のみならず、国内企業においても加速する「DX」に関連するサービスや最新情報をいち早くキャッチしお届けしてまいります。