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IP PBXを徹底調査!通信費を抑える仕組みやメリットデメリット、導入の流れを解説

メールやチャット機能など、コミュニケーションのオンライン化が進んでいる現代においても、企業にとって電話は重要な存在であることは変わりません。ビジネスの場では、社内外に関係なく固定電話を利用している会社が多いはず。

現在、企業間での電話はインターネット回線も用いた「IP PBX」が主流となっています。IP PBXの導入で企業の電話体制にどんなメリットが得られるのでしょうか。またIP PBXは、固定電話以外のスマートフォンから内線が発信できると、新たに導入を検討している企業もいるのではないでしょうか。

本記事ではIP PBXとは何か、仕組みといった基本的な情報や、メリット・デメリットはもちろんデメリットの改善方法を解説します。IP PBXの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。



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IP PBXとは?

IP PBXとは「Intenet Protocol Private Branch eXchange(インターネット・プロトコル・プライベート・ブランチ・エクスチェンジ)」の略です。IPとはインターネット回線を使用して音声を飛ばし通話する技術を示し、PBXは電話交換機とも呼ばれ、会社内で行なわれる内線や外線、転送といった中継を制御する機器を示しています。つまりIP PBXとは、従来の外線・内線の機能を電話線を使わずに、インターネット回線で使える電話機能という意味になります。なおIP電話機とは、インターネット回線を用いた固定電話やスマートフォン、タブレット端末のことを指します。


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IP PBXにはVoIPが必須

IP PBXを使用するためには「VoIP(ヴォイプ)」と呼ばれる機能が必要です。VoIPとは「Voice over Internet Protocol(ヴォイス・オーバー・インターネット・プロトコル)」の略で、電話線とインターネットの仲立ちを行う存在です。従来の電話機は、電話線を使用して音声のやり取りを行ってきました。これに対し、IP電話機はインターネット回線を用いるため、従来の電話機をそのまま接続することはできません。
VoIPは、電話線からのアナログ音声データをデジタルデータに、インターネット回線からのデジタルデータをアナログ音声データに変換する機能を持ち、電話線とインターネットの接続部分に設置します。

IP PBXの仕組みをわかりやすく解説

インターネット回線を活用したPBXである「IP PBX」ですが、具体的にどのような仕組みで音声をデータ化し相手の電話機へ再び音声で届けているのでしょうか。こちらでは「IP PBX」の仕組みについて解説していきます。後述で、VoIP技術によるパケット化についても説明しているため合わせてご覧ください。

音声データがIPパケットになるまで

VoIP技術によって、音声信号をIPパケットに変換・送信する過程は以下のとおりです。

1.電話機が音声信号を電気信号に変換する
2.VoIPが電気信号をデジタル化しIPパケットに変換する
3.IPパケットがインターネットを通して相手側に送信される

IPパケットを音声データに復元するまで

相手の元に届いたIPパケットは、そのままの状態だと単なるデータ情報のため、音声を聞くことはできません。音声を聞くためには、IPパケットを元の音声情報に復元する必要があります。IPパケットを復元し、音声信号として出力するまでの過程は以下のとおりです。

1.VoIPがIPパケットを電気信号に復元する
2.電話機が電気信号を音声信号に変換する
3.電話機から音声が出力される
 

つまり、IPPBXの仕組みとは、VoIPを通してアナログ音声データとデジタル音声データを切り替えて機能していることになります。

パケットとは

パケットとは、分割したデータのことを指します。元の大きなデータのままではインターネット回線を圧迫してしまうため、データを細かくパケット化し圧縮しているのです。細切れになったパケットデータは、通信回線を圧迫せず効率よく利用することができます。
つまり音声をパケット化することで、回線使用効率が高い通信回線を使って送信するため、電話回線に比べて通話料金が安くなります。

IP PBXの種類

IP PBXには、どのような種類があるのでしょうか。IP PBXを導入するのであれば、企業にとってメリットの多い物を選びたいですよね。こちらではIP PBXの種類と特徴についてまとめました。

ハードウェアタイプ

ハードウェアタイプのIP PBXの場合、ルータ機能を持った交換機と呼ばれる主装置をオフィスに設置し、電話機をLANに接続することで電話を利用します。セキュリティの高さ、安定した稼働がメリットです。必要な機能が1台に集約されている製品もありますので、オフィスに本体を置いてPBXを一元的に管理したい場合に向いています。

デメリットとしては、ハードウェアタイプは交換機が必要となるため、カスタマイズが限定される点です。電話ダイヤルや機能を増やすには、専用機器の追加や交換が必要になったり、対応できる機種を新たに導入する場合もあります。その分、かかるコストも高くなる傾向があります。

IP電話の中に「ビジネスフォン」として製品化されているものは、基本的にハードウェアタイプに分類され、比較的ハードウェア自体が小さいタイプとなります。これは、数名から数十名の小中企業での導入を想定されたもので、比較的低価格で流通しています。

ソフトウェアタイプ

ソフトウェアタイプの場合は、会社の汎用サーバーにインストールし、電話機をLANに接続して使用します。また社内ネットワークを使用しているため、電話機の移動はLANの差し替えで完了することから、PBXと比較し通話や保守管理のコストを抑制できます。

ハードウェアタイプと比較すると、拡張性に優れているのが特徴です、新たに機能を追加したい場合でも、ライセンスを購入するだけで追加できる製品もあります。このため社員の増加や複数拠点での展開が見込まれる企業に向いているほか、搭載数の幅が広い製品を選べば、小規模のオフィスでも柔軟な運用が期待できます。

ただし、信頼できる製品を選ばないと、セキュリティ面で支障が出る場合があります。ソフトウェア型IP PBXの導入を検討する場合は、セキュリティ面に留意して導入しましょう。

IP PBXのメリット

「IP PBX」と従来の「PBX」の違いは、基本的にインターネット回線を用いるか電話線を用いるかの差ですが、IP PBXを導入すると企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。
企業によっては、音声をデータ化して再度音声になおすことで、むしろ工数がかかるのではと考える方もいらっしゃるかもしれません。ここではIP PBXを導入することで得られる、5つのメリットを紹介します。

通話料が安い

従来のPBXは、地域ごとに設置されている交換機を通過するごとに料金が上がっていく仕組みのため、長距離になればなるほど通話料金も高くなっていました。
一方で「IP PBX」は、インターネット網を経由して接続されているので、距離に関係なく通話ができるのです。拠点間でよくやり取りをするという企業にとって、その差額は大きいものになるはずです。

スマートフォンを内線化できる

PBXでは電話線を利用していたため、専用機器に接続した機器でないと内線電話をかけることが出来ませんでしたが、IP PBXでは個人のスマートフォンを内線として利用することができます。そのため社員間のコミュニケーションを潤滑にすることはもちろん、会社の代表番号をスマートフォンから発信することも可能となりました。これにより、場所を選ばずに顧客対応が行えるため、顧客満足度が向上しビジネスを円滑化にも繋がります。

導入が簡単

PBXを構築する場合は、サーバーと社内に電話線のケーブルで社内ネットワークを構築する必要がありました。設置工事については、国家資格である「工事担任者」を保有する人が監督、もしくは工事をすることが義務付けられているため、自分で工事することは困難でありコストも時間もかかります。
一方でIP PBXの場合、インターネット回線で接続しているネットワーク上にIP電話の機能を持たせるため、既に社内ネットワークが構築されている場合は、IP PBXのシステムをインストールするだけで簡単に利用できます。席のレイアウトの変更や組織変更のたびに、業者に依頼することは不要となり時間もコストもかかることはありません。

PCと連携できる

IP PBXはインターネット回線を使用するため、PCと電話を連携しカスタマイズさせることが可能です。例えば、PCの音声データを保存し確認することが出来たり、PC上に着信番号が表示されるようになれば顧客対応のスピードも向上します。

拠点の設置で済む

IP-PBXはIP電話のネットワークが繋がる環境であれば、どこでも内線化が可能で、PBX構築の1拠点の設置で済みます。PBXの場合、複数拠点ある企業だとそれぞれの拠点でPBXを構築する必要がありましたが、IP PBXであれば複雑な設定も、各拠点にPBXを構築する必要もありません。

IP PBXのデメリット

IP PBXは導入コストや通信費用を抑えられ、会社ごとのカスタマイズも効くためメリットが多いと感じている企業も多いでしょう。しかし導入前にデメリットも知っておくと、製品を購入するときにより強い検討材料になります。

ハッキングされる可能性がある

IP PBXがインターネット環境で利用できるのは、大きなメリットである反面、インターネット環境でしか利用できないという状況は制限にもなり得ます。インターネットは第三者からの攻撃を100%防ぐことはできないため「IP電話のハッキング(乗っ取り)」のリスクがあります。IP電話をハッキングされると、関係者以外の者に勝手に電話を掛けられ、電話会社から高額な通話料金を請求される可能性があります。
またハッキングされたことに気づきにくい点も、この手口のやっかいなところです。わずか数日間の乗っ取りでも、被害額が数百万円にのぼった事例もあります。

IP PBXのデメリット解消方法

IP PBXでは、インターネット回線を使用しているからこそ生まれたデメリットが存在しますが、解決策がわかっていれば、より安全にIPPBXを使用することが出来ます。こちらではIPPBXのデメリットである「セキュリティ」について解消策をお伝えします。

IPPBXを導入する前に強固な社内ネットワークを構築する

まずIP PBX導入時に、セキュリティで気をつけるべきポイントや、ネットワークの脆弱性がないか相談し、不正アクセスを受けにくい社内ネットワークを構築します。
スマートフォンを内線化する場合であれば、社内のWi-Fiを利用する場合としない場合のセキュリティ対策を考える必要があります。環境構築について丁寧に説明し、相談に応じてくれる、信頼できるメーカーやベンダーを見つけましょう。

ルーターやIP-PBXの設定を確認する

PBXやルータの設定が、外部からの接続が禁止になっているかどうか確認しましょう。国際発信規制の設定も効果的です。
あわせて、ルーターやIP PBXのIDやパスワードも確認しましょう。初期状態のID、パスワードのまま使用を続けるのは危険です。第三者に推測されにくい、複雑なID、パスワードへ設定し直しましょう。さらに定期的にパスワードを変更することで、不正アクセスのリスクはさらに減少させる企業も多いです。

IP PBXの導入手順・ステップ

では、IP PBXを実際に導入するまでの流れを解説します。納品は、最短10日~1カ月程度で可能です。ただし、電話回線の種類や電話機・ネットワーク機器など、周辺機器の納期によって変動します。

ヒアリング・見積もり

まずはIP PBXを提供している業者に問い合わせ、見積もりを出してもらいましょう。見積もりの際には、導入を検討している事業所の回線・ネットワーク環境などを伝えます。なお、見積もりの際には複数業者に作成を依頼しましょう。料金の比較検討はもちろんサポートの充実さや、企業にとって必要な機能が揃っているか確認をできるようにしましょう。

発注

見積もりを出した複数の業者から、導入する1社を決め注文します。設置作業も同一の業者が担うときは、機器(主装置やソフトウェア+電話機)の購入費用と、IP電話に掛かる費用の両方を支払うことになります。

導入・設置

オフィスにて導入・設置作業を行います。IP PBXとIP電話機との接続は、LANを利用します。ネッスイッチングハブに接続するだけなので、PBXのような工事作業費用は発生しません。

使用開始

最後に、開通手続きを行います。基本的にはIP PBX導入担当者立ち会いのもと、開通を行います。

IP PBX導入の注意点

IP PBXの導入前に気を付けることには、どのようなものがあるのでしょうか。導入後に失敗したと後悔するのは、どの企業も避けたいところ。メリット・デメリットを理解した上で、どのような点に注意して製品を選定していけばよいのでしょうか。今回は導入前に知っておきたい、IP PBXの注意点についてまとめました。

通話料とネットワークの質を検討する

IP PBXはインターネット回線を用いて通話を行うシステムのため、許容量を超える通話を行った時に通話が途切れたり、ノイズが発生するなど、通話の質が下がる可能性があります。使用するシステムの許容量と、自社の通話量に比較する必要があります。

IP PBXの機能を選定する

IP PBXには多くの機能が存在し、各企業によって機能を選択し購入します。内線や転送機能
はもちろん、PC連携し通話履歴や録音を残す機能などを導入してから追加機能が必要となり、再見積もりを行なったり、導入したはいいがあまり使っておらず余計なコストになってしまったなど、企業に合わせその機能が本当に必要かどうかを見定めなければなりません。

まとめ

今回は、IP PBXの特徴やメリットデメリット、導入までの手順など徹底解説しました。IP PBXはPBXに比べ簡単に導入することができ、かつ通話にかかるコストを削減できます。PCと連携することで使える機能が拡張し、円滑なコミュニケーションの実現が可能です。
またテレワークの導入を検討している企業の電話問題も、IP PBXであればまるごと解決することが可能です。通信料のコスト削減を検討中の企業やテレワークを検討している企業は、これを機にIP PBXを導入してみてはいかがでしょうか。

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