お問い合わせ

電子契約の基本!関連する法律や、電子署名の役割について


政府からの推進により「ペーパーレス化」の導入に力を入れている企業も多いでしょう。デジタルと比較し、紙媒体は管理コストがかかったり、利便性が悪いというデメリットが挙げられます。新型コロナウイルスによる影響で、テレワークに切り替えた企業では、紙媒体の不便さを感じた方もいるかもしれません。

紙からデジタルへ移行する際に、契約書の取扱いについては注意しなくてはなりません。そこで本記事では、電子契約の基本について解説していきます。
 

電子契約書とは?


政府が、日本を「世界最高水準のIT利活用社会」にするために、打ち出しているのが「ペーパーレス」の取り組みです。これまで紙文書が当たり前だった契約書を、データ上で扱えるようにしたのが「電子契約書」なのです。

電子契約書には、紙文書と同等の法的効力があります。電子契約書を導入することで、契約締結までの時間を短縮出来たり、管理コストを削減できるというメリットに繋がるでしょう。

電子契約とは


電子契約とは、データで作られた契約書の内容を確認し、データ上で契約締結をさせる契約方法のことを指します。電子契約を締結する際には、紙文書の「署名」にあたる「電子署名」行うことで、契約書の証拠能力があると認められます。
 

電子の意味するところ


電子契約を導入することで、業務効率の改善が目指せるでしょう。これまでの紙の契約書の場合「契約書の印刷→郵送→返送→ファイリング」という工程を経て契約締結になっていました。そのため、契約締結までに一定の日数がかかるのが一般的です。

電子契約であれば、データで作成した契約書を、相手のスマートフォン・タブレットに送信できるため、印刷や郵送は必要ありません。返送もデータ上で完結するため、半日で契約締結することもできるでしょう。

またデータ上で契約書を保管・管理ができるため、検索機能を使った契約書の内容確認も簡単に行なえます。契約書を保管していた倉庫代も抑えることが出来ます。
電子の意味するところとしては、業務効率化とコスト削減を両立する手段としても、有効なものと言えるでしょう。

電子契約とは?法律上の懸念を解消!導入のメリットや役割、注意点
 

電子契約と電子署名


これまで電子契約が普及しなかったのは、電子契約の証拠能力が低いとされていたからです。データの場合、誰がいつ書いたのかという真正性がなく、改ざんされていないことが証明できません。

そこで、紙の書面と同等の効果を担保するために、作られたのが電子署名です。電子署名は、第三者機関の認証をもとに生成されるため、本人以外が電子署名を使うことはできません。電子契約書に電子署名が付与されることで、本人の同意があったと証明することが出来ます。

また契約書の「いつ」を証明するのが「タイムスタンプ」です。タイムスタンプは契約書が確かに存在していたことを示す役割があります。タイムスタンプを押した後に改ざんがあった場合は、証拠が残りますので、改ざん防止、紛失防止に役立ちます。

 

電子契約の有効性


電子契約には、紙の契約書と同等な証拠能力が必要になります。裁判の際に契約書で重要となるのが「署名が本人の意志で作成されたこと」「偽造がされていないこと」の2つ。
電子契約書では、電子署名とタイムスタンプによって、文書の真正性が認められます。電子署名によって「誰が」契約書に同意したかを証明し、タイムスタンプによって「いつ」作成したかを裏付けることが出来るでしょう。
 

 そもそも契約・契約書の要件は?


契約とは当事者間の合意のこと。「申し込み」「承諾」によって成立するため、口約束でも問題ありません。しかし企業の場合は、契約書面を使うのが一般的です。言った言わないのトラブルを防ぐためにも、契約は目に見える形で残すことが多いでしょう。

契約書を作成する際には、以下の契約書の要項を最低限抑えておきましょう。

1.申込者と承諾者の意思が確認できるよう「署名」や「捺印」があること
2.契約を交わした日付があること
3.契約内容に、法令に即した約束事が書いてあること

契約書は、双方の同意を基に作られる書類ですので、自分の不利益になる内容になっていないか注意が必要です。とくに曖昧な表現は、契約内容の認識が相違する可能性もあります。「~等」という表現は避け、具体的な表現を使うようにしましょう。

≫【新政府でも導入か!?】電子印鑑とは?捺印・記名の信頼度の違いはある?
 

  電子署名


電子契約に法的効力を持たせるために、当事者本人による同意があったことを証明しなければなりません。電子署名は、本人確認ができるデータ上の署名のこと。第三者機関による本人確認や、高度な暗号技術が使われているため、法的効力の高さが特徴です。

電子署名と類似するものとして「電子サイン」があります。電子サインは、第三者機関による認証を行わないデータ上の署名のこと。電子署名と比較し、法的効力は低くなりますが、導入のしやすさが特徴です。

電子署名とは?仕組みやメリット、活用事例などをわかりやすく解説
 

スキャンした電子契約書の法的効力はあるか


電子契約で気になるのは、これまでの「紙文書をスキャンでデータ化した場合の効力があるか」という点でしょう。スキャンしてPDF化する事は、所轄の税務署からの事前承認を得ていれば、電子帳簿保存法で認められているため、問題ありません。

しかし注意したいのが、契約文書の内容です。契約内容で「原本と控えを2枚作成し、当事者間で保管する」と記載されている場合、原本となる紙文書を廃棄するのはリスクに繋がります。契約書の保管期限までは、保管しておいた方が良いでしょう。

【収入印紙を見直し?】河野大臣の発言で印紙税や契約書に注目!電子契約導入が進む?
 

電子契約の仕組み


電子契約はデータ上の書面に「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することで、書類の方的効力を高めてれる仕組みです。この2つがなければ、契約書に誰が署名したのかが分からず、改ざんされたかどうかを確かめることができません。

電子署名は、高度な暗号技術によって、当事者以外が生成することが出来ない仕組みになっています。そのため本人確認が簡単にでき、改ざんを防止できるというメリットがあるでしょう。

タイムスタンプは、契約書が誰にも改ざんされていないことを示した技術のことです。タイムスタンプは、第三者機関によって、電子契約書にタイムスタンプトークンという情報を付与します。タイムスタンプトークンを検証することで、その時刻に確かに契約書があったこと、その後改ざんされていないという完全性を担保できるでしょう。

電子印影はビジネスで使える?詳しい解説と作り方

【2020年最新版】プロジェクトを円滑に進める管理ツール10選!

電子契約書と紙との違い


電子契約書と紙文書の大きな違いは「使用する媒体の違い」と「契約締結までのコストの差」の2つでしょう。

電子契約の場合、データ上での契約が行えるため、契約締結までの時間を短縮することが出来ます。また、管理のしやすさも電子契約書の特徴です。

検索機能を使えば、契約月や契約者の名前からすぐに契約内容を確認することが可能です。さらに契約書によって発生していた印紙税も電子契約書であれば、印紙税を納税する必要はありません。電子契約は、印紙税分のコストカットにも繋がるでしょう。

クラウド上で契約締結が可能なクラウドスタンプとは?評判から導入事例まで
 

しっかり把握したい電子契約に関する法律


電子契約に関する法律は、2000年前後に制定されているものが多く、IT技術の発展と共に変更されています。そのため、最新情報を抑え、法律に則った電子契約書を作成しましょう。

1998年に決定したのが「電子帳簿保存法」。電子帳簿保存法では、主に国税関連の帳簿書類を、磁気テープや光ディスクに保存することを認めています。
また、所轄の税務署長等の承認を受けた場合は、承認を受けた国税関係書類をスキャナで読み込むことも認めています。
(参考資料:『電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』電子政府の総合窓口e-Gov

その後2005年、2015年、2016年と改正され、スマートフォンによる撮影した領収書なども、電子データとして認められるようになりました。

電子署名法


2001年決定したのが、電子署名及び認証業務に関する法律、通称「電子署名法」です。電子署名法では、電子契約書に本人確認と改ざんされていない証明があることで、法的な効力があると定めています。(参考資料:『電子署名及び認証業務に関する法律』電子政府の総合窓口e-Gov

IT書面一括法


2001年に決定したのが「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」通称「IT書面一括法」です。これまで、紙文書が義務付けられていた文書を、顧客からの承諾をもとに、メールやWebでの交付をしてもよいと定めています。今後の法改正をスムーズに行うために整備された法律と言えるでしょう。(参考資料:『書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律』衆議院

e-文書法

2005年に決定したのが「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」通称「e-文書法」です。

e-文書法は契約書の保存に関わる法律で、国税関連以外の書類も電子保存を認めた内容となっています。また、紙文書で作成した契約書をスキャンした場合も、一定の要件を満たせば、法的効力があると定めています。

【目的別】オフィスの業務効率化がはかれるおススメツール15選!

電子契約のメリット・デメリット


電子契約のメリットは「業務効率化に繋がる」というポイントでしょう。契約締結までの時間を短縮することが見込めます。また業務効率化の観点からみれば、書類をデータで管理することで、検索時間を短縮可能。契約内容の確認をすぐに行なうことができるでしょう。

一方電子契約のデメリットは「社内外への理解を得るのに時間が必要」というポイントです。社内の場合、現場との調整を行なわなければ、社内は混乱してしまいます。こうした観点かたらも、社内の連携は重要でしょう。

社外の場合、紙の契約書を使いたいという企業もあるでしょう。また電子契約システムによっては、取引先もシステムに加入が必要だったり、加入料を支払う場合もあります。取引先に負担のならないよう説明会を開いたり、システム選びは慎重に行いましょう。

電子契約のリスクと問題点


電子契約は全ての書類が、電子化できるわけではありません。定期借地・定期建物賃貸借契約や、訪問販売等特定商取引における交付書面は、紙での交付が義務付けられています。また紙文書で作成した内容を、そのまま電子契約書に適用するのはリスクが伴います。

紙文書の多くには「記名・捺印の上、各自1通ずつ保有する」というテンプレート文がありますが、電子契約の場合、記名も捺印も行ないません。また保有方法もクラウド上になるため、そのままの文書では証拠能力が低く、不利益に繋がる可能性もゼロではありません。電子契約に則した契約内容に書き換えましょう。

電子契約システムを活用


電子契約書を作成する時には、電子契約関連の法律に則った書類を作成しなければなりません。スムーズな電子契約書を作るためにも「電子契約システム」の導入がおすすめです。
電子契約システムは、法律に則った電子契約書のテンプレートを利用可能としています。契約書の検索機能など、企業が使いたい機能に合わせて、電子契約システムを導入しましょう。
 

電子契約システムの費用相場


電子契約システムの相場は、約5万円前後。メーカーや使いたい機能によって、料金は左右されますので、あくまで参考程度と考えましょう。

システムの導入時には、電子契約システムを導入して、業務の何を変えたいのかを選定するのがおすすめです。

業務効率を上げたいのか、セキュリティレベルを引き上げたいのかなど優先順位を決めると、メーカーが絞られてくるはずです。費用面だけで決めてしまうと、導入後に使いにくいと気づき、社内に浸透しないというリスクも考えられるため、注意しましょう。

【2020年最新版】開業届の書き方を徹底解説
 

電子契約システムおすすめ


電子契約の法律が制定され、電子契約が使いやすくなった影響を受け、電子契約システムの種類は豊富になってきています。メーカーによっては無料トライアル期間を設けている場合もありますので、必要な機能の見極めのためにも、1度無料プランを導入してみはいかがでしょう。

電子署名とは?仕組みやメリット、活用事例などをわかりやすく解説
 

まとめ


新型コロナウイルスの影響を受け、注目される電子契約。電子契約はこれまで対策を講じてきた業務効率化とコスト削減を両立できる技術です。企業にとって大きなメリットにつながる電子契約ですが、注意点も把握しておきましょう。

電子契約を行う場合には、電子契約システムを利用するのがおすすめです。企業によって改善したいポイントは異なるでしょうから、優先順位を決め、必要な機能の選定を行いましょう。



≫【新政府でも導入か!?】電子印鑑とは?捺印・記名の信頼度の違いはある?

 
店舗・オフィスのDXに関する
お問い合わせはこちらから
DXコンシェルジュに相談する(無料)

おすすめ記事一覧

コラム

親指でんきとは?料金やプラン、メリットをご紹介!

これから電力会社の切り替えを検討している人の中には「どうせ切り替えるならオトクな電力会社を選びたい」と考えている方もきっと多いことでしょう。今回は、料金の安さと料金プランの豊富さが魅力の「親指でんき」にスポットを当て、特徴や料金プラン、メリットなど詳しく解説したいと思います。

電気 経費削減
2020.09.10
コラム

法人電話とは?どんな種類があるの?運用方法からおすすめの電話をご紹介!

会社にとって必要不可欠なものの一つが法人電話=ビジネスフォン。会社を起業する際に必要なものとして緊急性が高くないと思われがちですが会社の電話番号はあらゆる場面で必要になることも!そこで今回は、法人電話の種類から、運用方法、おすすめの電話をご紹介していきます。

業務効率化 オフィス・事務所 クラウドPBX
2020.09.24
コラム

【法人向けWi-Fiタブレット10選!】メリットやOSの選び方を解説

ビジネスシーンにタブレット端末を導入する企業が増えています。プレゼンの補助ツールとしての利用方法やレジ端末としての利用方法など、タブレットにはさまざまな可能性が秘められていると言えるでしょう。今回は法人タブレットの選び方のコツや、法人ビジネスにおすすめのタブレット10選などを中心にご紹介いたします。

インバウンド 業務改善 業務効率化
2020.10.14
コラム

ソフトバンク新プランの開始はいつ?携帯電話料金の値下げ競争加速!

2020年9月より菅政権が誕生したことで、「携帯電話料金の値下げ」が本格的に政府の重要施策として組み込まれました。今回は、ソフトバンクの新プラン「SoftBank on LINE」の特徴や料金プラン、メリット・デメリット、いつから開始されるのかなど気になる疑問について徹底解説します。

SIMカード 経費削減 スマホ
2021.01.09

経験豊富なITコンサルタントが、お客様の課題を解決します。

image

IoT・ICT・クラウドサービスのセレクトショップ「Wiz cloud」が、お客様の「コスト削減・集客・サービス向上」などの課題を解決します。

DXに関するお問い合わせはこちら
image

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

「デジタルトランスフォーメーション(DX:Digital Transformation)」はIoT、ICT、AIなどのIT技術の浸透が人々の生活をより良いものへと変化させる事と定義されています。経済産業省からも「DX」に関するレポートやガイドラインが発表され、国内企業でも「DX」を推進し、社会全体をより良いものにしていくための取り組みが活性化しています。 ユーザーレベルで「DX」についての明確なビジョンを持つことで、様々なIT課題の解決に繋がり「DX」を推進していくことが可能となります。

はじめてのDXとは?

「はじめてのDX」は、あらゆる企業のIT課題を解決するために、目的に応じた最適なサービスをご提案し、日本の「DX」を推進します。業務改善、人材採用、集客、生産性向上といった様々な企業課題を「DX」により解決いたします。 また、今後グローバル企業のみならず、国内企業においても加速する「DX」に関連するサービスや最新情報をいち早くキャッチしお届けしてまいります。